Event and Volunteer Coordinator

  • Gulf of Georgia Cannery Society
  • Professional
    • Full Time | 
    • Permanent
  • 12138 Fourth Avenue Richmond
  • 1 position available
  • Accessible Employer: Yes
  • Open to International applicants with valid Canadian Work permits: Yes
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Posted on January 15, 2024

Job Description

Event and Volunteer Coordinator
La version française suit
The Gulf of Georgia Cannery, built in 1894 in the historic village of Steveston, is a living monument to
the people involved in BC’s fishing industry. The National Historic Site is operated by the Gulf of
Georgia Cannery Society, a non-profit society. Collaborating with Parks Canada, the Society preserves
the history of the BC fishing industry and presents it in an engaging and relevant way.
Under the supervision of the Curatorial Program Manager, the Event and Volunteer Coordinator is
responsible for coordinating special events and public programs at the Gulf of Georgia Cannery National
Historic Site and for the management of the Society’s volunteers. This role is integral to showcasing this
National Historic Site through new and exciting programming connected to the vision and mission of the
Society.
Construite en 1894 dans le village historique de Steveston, la conserverie de poisson Gulf of Georgia
Cannery est un monument vivant à la mémoire des personnes qui ont oeuvré dans l’industrie de la
pêche en Colombie-Britannique. Le lieu historique national est géré par la Gulf of Georgia Cannery
Society, une société sans but lucratif. En collaboration avec Parcs Canada, la Société préserve
l’histoire de l’industrie de la pêche en Colombie-Britannique et la présente d’une manière attrayante et
pertinente.
Sous la supervision de la directrice, Programmes de conservation, la personne titulaire du poste de
coordonnateur ou coordonnatrice des événements et des bénévoles est chargée de coordonner les
événements spéciaux et les programmes publics au lieu historique national Gulf of Georgia Cannery et
de gérer les bénévoles de la Société. Ce rôle fait partie intégrante de la mise en valeur du lieu
historique national en élaborant une programmation nouvelle et passionnante qui correspond à la
vision et à la mission de la Société.

Responsibilities & Qualifications

Responsibilities:
Event and Program Coordination
 Oversee all logistical aspects of planning and delivery of seasonal special events, community
festivals, and partnership events produced at the Gulf of Georgia Cannery, including but not
limited to:
o Develop and maintain partnerships and community connections related to program and
event delivery.
o Prepare and manage program and event budgets.
o Efficiently manage task lists and timelines as developed by the Curatorial Program
Manager.
o Book and manage facilitators, programmers, and performers for various onsite events.
Write evaluations and prepare reports of programming and event initiatives.
o Maintain equipment and supplies related to event and program delivery.
o Collaborate with the Curatorial Program Manager and the Visitor Services Team to
facilitate on- and off-site public programming, including but not limited to: Assist in the
onsite delivery of workshops, weekend programming, spring break programming and
other general informal programming activities.
o Coordinate on- and offsite outreach opportunities with community partners to strengthen
community awareness, relationships, and support.
o Book and manage facilitators, programmers, and performers for various onsite programs
and activities.
o Work with the Visitor Services team to supervise and coordinate event and public
programming personnel and volunteers.
 Assist with event/program related sponsorships and grant applications as required.
 Other duties as required.
Volunteer Coordination
 Collaborate with all Society departments to identify and communicate volunteer needs and
available opportunities. Coordinate and prepare volunteers for shifts during events, programs,
and training sessions
 Oversee the recruitment, selection and onboarding new and continuing Cannery volunteers
 Track and manage volunteer hours through Better Impact.
 Maintain volunteer data and files related to the volunteer program,
 Collaborate with the Curatorial Program Manager and Visitor Services team to draft, maintain,
and publish guidelines, best practices, and procedures for the volunteer program.
 Communicate frequently with volunteers to ensure they are satisfied and well-placed; conduct
evaluations of volunteer satisfaction and placement opportunities as required.
 Other duties as required.
Qualities:
 You are passionate about delivering quality community events and programs in a historical site.
 You have outstanding relationship building and communication skills and can work well with a
diverse community.
 You analyze participant feedback and can articulate strategic recommendations.
 You can efficiently manage competing priorities and effectively solve problems.
 You can work independently and work effectively in teams as both a leader and a participant.
 You are highly adaptable and able to make quick, intelligent decisions based on new information.
 You act with uncompromising honesty, integrity, and ethics.
 You energize others – lead by example, recognize contributions and celebrate accomplishments.
 You are passionate about education, heritage interpretation, and arts and culture programs.
 You are dedicated to building diversity, inclusivity and fostering reconciliation within our sector.
Skills:
 Bachelor’s degree or certificate in Event Planning, or an equivalent combination of education and
work experience.
 Experience working with the public and children required.
 Experience in production management, event planning, public facing programs.
 Knowledge of event industry standards, AV, power, logistics, performer and exhibitor management
and contract negotiation.
 Exceptional record keeping, organization, logistical planning, and communication skills.
 Demonstrated success working with performers, vendors, community groups and exhibitors required.
 Experience with volunteer recruitment and management software such as Better Impact an asset.
 Experience with Heritage Interpretation and Museum programming is an asset.
 Fluent in English. French language is an asset.
 Experience with social media is an asset.
 Access to a reliable vehicle required.
Hours: Full-Time permanent position at 37.5 hours weekly; this position requires a flexible work
schedule that can include evenings, weekends, and holidays to coordinate with programs and event
delivery.
Compensation:
 $45,000-$50,000 annually commensurate with experience and qualifications.
 Employer paid benefits package including 5% RRSP matching.
 Ongoing professional and personal development.
Please send resume and cover letter to Tatyana Beck, Curatorial Program Manager via email to
tatyana.beck@gogcannery.org. This posting will remain open until filled. We are actively recruiting for
this role and only shortlisted candidates will be contacted. No phone calls please.
If you are interested in working with us, but see something in this posting that excludes you, please reach
out to us. We are committed to decolonizing our practices and creating an inclusive working environment
that accommodates all backgrounds and abilities. We encourage applications from members of groups
that have been marginalized on any grounds enumerated under the B.C. Human Rights Code, including
sex, sexual orientation, gender identity or expression, racialization, disability, and identification as an
Indigenous person.
Only candidates chosen to continue in the hiring process will be contacted. No phone calls please.

Responsabilités
Coordination des événements et des programmes
• Superviser tous les aspects logistiques de la planification et de la réalisation des
événements spéciaux saisonniers, des festivals communautaires et des événements
de partenariat produits à la Conserverie, notamment les éléments suivants :
o Établir et maintenir des partenariats et des liens avec la collectivité pour la
réalisation de programmes et d’événements.
o Préparer et gérer les budgets des programmes et des événements.
o Gérer efficacement les listes de tâches et les calendriers établis par la
directrice, Programmes de conservation.
o Réserver et gérer les services d’animateurs, de programmateurs et d’artistes
pour divers événements sur le site. Préparer des évaluations et des rapports
sur les initiatives en matière de programmation et d’événements.
o Entretenir l’équipement et les fournitures liés à la réalisation d’événements et de
programmes.
o Collaborer avec la directrice, Programmes de conservation et l’équipe des
Services aux visiteurs pour réaliser la programmation publique sur place et
hors site, notamment participer à la mise en oeuvre d’ateliers sur place, de
programmes de fin de semaine, de programmes pour la relâche et d’autres
activités générales informelles de la programmation.
o Coordonner les activités de sensibilisation sur place et hors site avec les
partenaires communautaires afin de renforcer la sensibilisation et le soutien de
la collectivité, ainsi que les relations avec celle-ci.
o Réserver et gérer les services d’animateurs, de programmateurs et d’artistes
pour divers programmes et diverses activités sur le site.
o Travailler avec l’équipe des Services aux visiteurs pour superviser et
coordonner le personnel et les bénévoles des événements et de la
programmation publique.
• Participer au parrainage d’événements et de programmes et aux demandes de
subventions, le cas échéant.
• Autres tâches, s’il y a lieu.
Coordination des bénévoles
• Collaborer avec tous les services de la Société pour cerner et communiquer les
besoins en matière de bénévolat et les occasions offertes. Coordonner et préparer
les bénévoles à se relayer lors d’événements, de programmes et de séances de
formation.
• Superviser le recrutement, la sélection et l’intégration des nouveaux et des anciens
bénévoles de la Conserverie.
• Effectuer le suivi et la gestion des heures de bénévolat au moyen de Better Impact.
• Tenir à jour les renseignements et les dossiers relatifs au programme de bénévolat.
• Collaborer avec la directrice, Programmes de conservation et l’équipe des Services
aux visiteurs pour rédiger, tenir à jour et publier des lignes directrices, de bonnes
pratiques et des procédures liées au programme de bénévolat.
• Communiquer fréquemment avec les bénévoles pour s’assurer qu’ils sont satisfaits
et assignés à un poste qui leur convient; procéder à des évaluations de la
satisfaction des bénévoles et des possibilités de bénévolat, le cas échéant.
• Autres tâches, s’il y a lieu.
Qualités
• La réalisation d’événements et de programmes communautaires de qualité dans un lieu
historique vous intéresse.
• Vous avez de la facilité à établir des relations et d’excellentes aptitudes en
communication, et vous travaillez efficacement au sein d’une collectivité diversifiée.
• Vous analysez les commentaires des participants et pouvez formuler des
recommandations stratégiques.
• Vous êtes capable de gérer efficacement des priorités concurrentes et de résoudre les
problèmes.
• Vous êtes autonome et travaillez efficacement au sein d’équipes, à la fois en tant que
dirigeant et participant.
• Vous êtes très souple et pouvez prendre des décisions rapides et intelligentes en fonction
de nouvelle information.
• Vous agissez avec une honnêteté, une intégrité et une éthique sans compromis.
• Vous stimulez les autres – montrez l’exemple, reconnaissez les contributions et célébrez
les réalisations.
• Les programmes éducatifs, d’interprétation du patrimoine, artistiques et culturels vous
passionnent.
• Vous avez à coeur de favoriser la diversité, l’inclusion et la réconciliation au sein de
notre secteur.
Compétences
• Baccalauréat ou certificat en planification d’événements, ou combinaison équivalente
d’études et d’expérience de travail.
• Expérience de travail avec le public et les enfants requise.
• Expérience en gestion de la production, planification d’événements et en matière de
programmes destinés au public.
• Connaissance des normes du secteur de l’événementiel, de l’équipement audiovisuel et
électronique, de la logistique, de la gestion des artistes et des exposants et de la
négociation des contrats.
• Compétences exceptionnelles en matière de tenue de dossiers, d’organisation, de
planification logistique et de communication.
• Aptitude éprouvée à travailler avec les artistes, les fournisseurs, les groupes
communautaires et les exposants requise.
• Expérience avec un logiciel de recrutement et de gestion des bénévoles tel que
Better Impact, un atout.
• Expérience de l’interprétation du patrimoine et de la programmation muséale, un atout.
• Maîtrise de l’anglais. Connaissance du français, un atout.
• Expérience des médias sociaux, un atout.
• Accès à un véhicule fiable requis.
Horaire : Poste permanent à temps plein à raison de 37,5 heures par semaine; ce poste exige un
horaire de travail flexible pouvant inclure les soirs, les fins de semaine et les jours fériés afin de
coordonner la réalisation des programmes et des événements.
Rémunération
• 45 000 à 50 000 $ par an, en fonction de l’expérience et des qualifications.
• Ensemble d’avantages sociaux payés par l’employeur, y compris une cotisation de
contrepartie de 5 % à un REER.
• Perfectionnement professionnel et personnel continu.
Veuillez envoyer votre CV et une lettre d’accompagnement à Tatyana Beck, directrice, Programmes de
conservation, à l’adresse
tatyana.beck@gogcannery.org. Ce poste sera affiché jusqu’à ce qu’il soit pourvu. Nous recrutons
activement pour ce poste et communiquerons seulement avec les candidats retenus. Prière de s’abstenir
de téléphoner.
Si vous souhaitez travailler avec nous, mais que vous voyez dans cette offre d’emploi quelque chose
qui vous exclut, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Nous nous engageons à décoloniser nos
pratiques et à créer un milieu de travail inclusif qui s’adapte à toutes les origines et à toutes les
capacités. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes qui ont été marginalisés pour
l’un des motifs énumérés dans le B.C. Human Rights Code, y compris le sexe, l’orientation sexuelle,
l’identité ou l’expression de genre, la racialisation, un handicap et l’identification en tant que personne
autochtone.
Nous communiquerons seulement avec les candidats retenus pour la suite du processus d’embauche.
Prière de s’abstenir de téléphoner.

Salary/Wage

50000

Other Perks/Benefits

Employer paid benefits package including 5% RRSP matching.  Ongoing professional and personal development.

Job Application Process

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